Un coffre-fort numérique (CFN) est un espace de stockage sécurisé. C’est un outil très utile pour conserver les documents dématérialisés. Grâce à son système d’identification, il garantit la conformité des documents. Seules les personnes qui ont les codes d’accès peuvent les consulter ou les modifier. Comment mettre en place un coffre-fort numérique ? Nous vous donnons toutes les informations nécessaires.
Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique a de nombreux avantages. Il facilite la gestion des documents avec un haut degré de sécurisation.
Les avantages de la dématérialisation des documents
De nos jours, la dématérialisation des documents d’entreprise devient un enjeu important. En effet, la législation incite à la conservation digitale des données. La facturation électronique en entreprise entre en vigueur dès 2024 pour les grandes entreprises.
Dématérialiser ses documents a d’autres avantages :
- Un gain de place : avec l’archivage numérique, il n’y a plus besoin de lieu de stockage physique ;
- Un gain de temps : la gestion documentaire dématérialisée facilite l’indexation des documents et permet de les retrouver rapidement ;
- Un partage d’information facilitée au sein de l’entreprise ;
- La sécurité et la traçabilité des données sauvegardées en temps réel ;
- Il permet de conserver tout type de documents : bulletin de paie, documents RH ou administratifs, ou brevets ;
- La réduction des coûts pour l’impression et le temps d’archivage ;
- Un geste écologique avec une consommation de papier faible.
La sécurité des données dans le monde numérique
Protéger les données de l’entreprise, et notamment, les données sensibles des salariés et celles de ses clients est devenu indispensable. Pour cela, il faut gérer les droits d’accès aux fichiers en entreprise. Lessolutions de stockage sécurisécomme le coffre-fort numérique garantissent un haut niveau de sécurité grâce aux clés de chiffrement.
En tant que particulier, vous pouvez également mettre en place un coffre-fort numérique. Tous vos documents importants sont alors sauvegardés en ligne, de manière sécurisée. Vous y accédez facilement pour vos besoins administratifs.
Le coffre-fort numérique a une reconnaissance légale depuis la loi République numérique du 7 octobre 2016. D’un point de vue légal, si toutes les consignes sont respectées dans l’utilisation du coffre-fort numérique, il est une force probante. Cela veut dire que l’authenticité des documents conservés est reconnue.
Accessibilité et sauvegarde : Les plus du coffre-fort numérique
Mettre en place un coffre-fort numériquegarantit une accessibilité illimitée aux documents. Ils sont consultables en ligne depuis n’importe quel endroit. Cela facilite la gestion administrative.
De plus, cet archivage numérique sécuriséévite les pertes de documents, comme c’est parfois le cas avec les documents papier. Tous les fichiers sont centralisés. Ils sont conservés aussi longtemps que vous le souhaitez. Il vous suffit de définir la durée de l’archivage au préalable.
Choisir le bon type de coffre-fort numérique
Quel coffre-fort numérique choisir ?
Coffre-fort personnel vs professionnel
Le coffre-fort numérique professionnel est destiné aux entreprises. Certaines fonctions nécessitent d’être digitalisées pour plus de praticité comme les services RH ou juridiques. L’installation d’un coffre-fort digital permet de gérer les accès aux documents avec différents niveaux d’autorisation. Les salariés ont un espace personnel avec les documents qui les concernent, mais n’ont pas accès aux autres niveaux.
Un coffre-fort personnel est plutôt destiné aux particuliers et ne nécessite pas la mise en place de différents niveaux d’autorisation. Un seul accès suffit. Il offre une protection des documents électroniques et une facilité d’accès à ces derniers. C’est donc une solution de stockage très pratique, car beaucoup de fichiers nous sont désormais envoyés de manière électronique.
Avec un espace sécurisé pour ces documents, vous courrez moins de risques de phishing que si vous les laissez sur votre disque dur. Vous stockez donc facilement ces documents de manière centralisée. Ils sont classés et accessibles en quelques clics seulement.
Si vous êtes attentif à votre sécurité en ligne, vous pouvez découvrir les cartes de paiement prépayées PCS. Ces dernières ne sont pas reliées à un compte bancaire. Ainsi, le piratage de votre carte ne mène pas à vos économies.
Critères de sélection : sécurité, capacité et fonctionnalités
Comment mettre en place votre coffre-fort numérique ? Choisissez-le en fonction de ces 3 critères : la sécurité, la capacité de stockage et les fonctionnalités.
La sécurisation des données numériques est essentielle. Votre solution de stockage doit donc être parfaitement sécurisée. C’est important pour préserver la valeur légale des documents. En entreprise, le CFN renvoie à une notion juridique. Il doit :
- Justifier de l’exactitude des fichiers ;
- Permettre la traçabilité des opérations sur ces documents ;
- Identifier l’utilisateur lors de l’accès au système ;
- Garantir l’accès exclusif aux documents à l’utilisateur concerné ;
- Permettre de récupérer les données facilement.
La capacité de stockage doit répondre à vos objectifs. Un particulier n’aura pas besoin d’investir dans un espace de stockage important. En entreprise, il est nécessaire d’évaluer quelle est la taille de coffre-fort digital qui correspond à vos besoins. Celui-ci varie fortement selon la taille de l’entreprise et ses objectifs de dématérialisation.
Enfin, les fonctionnalités de votre outil sont tout aussi importantes. Outre les fonctions de sécurité, les fonctions d’automatisation de certains process offrent un gain de temps en entreprise.
Les meilleures solutions disponibles en 2023
Voici une liste non exhaustives des meilleurs coffres-forts numériques :
- Ceurity est un coffre-fort numérique professionnel certifié. Il s’insère facilement au système d’information de l’entreprise.
- Docuware est une GED (Gestion de documents électronique) complète qui possède un coffre-fort certifié pour garantir l’authenticité des fichiers déposés.
- Digiposte est également destiné aux entreprises. La solution se connecte à de nombreuses plateformes administratives afin de bien gérer les documents.
- Effalia est un CFN relativement simple pour les PME ;
- Xelians est idéal pour les PME et professions libérales ;
- Proton Drive est intéressant pour les particuliers.
Étapes clés pour la mise en place
Une fois la solution choisie, que faut-il faire ?
Installation et première configuration
La mise en place du coffre-fort numérique passe par son paramétrage. En entreprise, cette phase permet de le connecter aux autres outils métiers.
Transfert et organisation des documents
Une fois que tout est paramétré, les fichiers seront transférés dans l’espace de stockage. Il est important de structurer cet espace en fonction des différents documents importés. Vous devez réfléchir à cette organisation en amont de l’installation du logiciel.
Protéger son coffre-fort : mots de passe et autres mesures
Les procédures de sécurité doivent être rigoureuses. C’est tout l’enjeu de l’attribution des droits d’accès et des mots de passe aux différents utilisateurs.
Gestion et utilisation au quotidien
Accéder à ses documents de n’importe où
L’avantage d’une solution de gestion des documents numériques est son accessibilité. Que vous soyez en télétravail, au bureau ou en déplacement, une connexion suffit pour accéder aux données.
Mises à jour et maintenance : garantir une sécurité optimale
Il est absolument indispensable d’effectuer les mises à jour et des actions de maintenance sur votre coffre-fort numérique. Sans cela, il peut y avoir des failles de sécurité ou des problèmes d’utilisation. Certains prestataires proposent d’effectuer ces actions pour vous.
Partage sécurisé de documents avec des tiers
Les options de partage de documents facilitent la communication avec les partenaires de l’entreprise. Des prestataires ou des clients peuvent alors accéder à certaines données les concernant de manière sécurisée.
Aspects juridiques et réglementaires
La conformité RGPD et la protection des données personnelles
Afin de respecter la réglementation, votre coffre-fort numérique doit être conforme au Règlement Général pour la protection des données (RGPD). Pour cela, il faut s’assurer que ce dernier procure un chiffrement de AES 256 bits, des systèmes d’authentification forte et de journalisation des actions.
Les certifications et normes sont un gage de sécurité. De même que des serveurs basés en Europe et un contrôle d’accès et de gestion des droits.
Validité juridique des documents dématérialisés
Pour être valable juridiquement, le dépôt de document doit être réalisé selon un scellement numérique par :
- Signature électronique pour identifier l’auteur du dépôt du document ;
- L’horodatage pour certifier la date du dépôt ;
- L’empreinte numérique que laisse le fichier et qui permet d’identifier une modification de ce dernier.
Durée de conservation et archivage légal
Selon les différents types de documents, vous devez respecter leur durée de conservation et d’archivage légal. En mettant en place un coffre-fort numérique, vous pourrez paramétrer ces éléments avec plus de simplicité.
